Mundi Travels Inc. | Mundi Accounting
Privacy Policy
Version dated September 14, 2026
1. Scope
This policy explains how Mundi Accounting, Mundi Travels Inc.’s internal tool for recording sales, customer payments, and provider payments; reconciling operations; and preparing accounting information, handles the data it accesses. The application is exclusively for authorized Mundi Travels Inc. staff. It is not offered to the public or used to maintain the accounts of third parties.
This policy supplements the End-User License Agreement. If the two documents differ on a privacy matter, this policy controls.
2. Data we process
Authorized staff. Name, corporate email address, and assigned role obtained through the sign-in provider, together with session records required to maintain access.
Mundi Travels Inc. operations. Bookings, customers, agencies, providers, prices, customer payments, provider payments, and associated notes entered by staff or imported from the company’s booking platform.
Banking and payment evidence. Transactions from Mundi Travels Inc. bank and card accounts obtained through Plaid, and payment and settlement evidence obtained through Stripe, used only to validate and reconcile operations.
QuickBooks. The connected company’s identifier and name; its chart of accounts, including each account’s identifier, name, and type; the accounts assigned by the accountant to each Mundi Travels Inc. accounting concept; and authorization tokens issued by Intuit. QuickBooks sign-in credentials are provided directly to Intuit and are never received by this application.
Audit records. Who performed each relevant action, when it occurred, and which record was affected, including QuickBooks connections, disconnections, and account mappings.
3. How we use data
Data is used exclusively for Mundi Travels Inc. operations and accounting: recording and validating sales and receipts, reconciling banking evidence, preparing journal entries for accountant approval, and maintaining the traceability required for accounting and tax obligations.
Mundi Travels Inc. does not sell data, use it for advertising or commercial profiling, share it for marketing, or use it to train artificial-intelligence models. The application does not include third-party analytics or tracking tools.
4. Use of QuickBooks data
The integration reads connected-company information and its chart of accounts to confirm the correct general ledger and allow the accountant to map accounts to Mundi Travels Inc. accounting concepts.
The only writes permitted in QuickBooks are journal entries that have been reconciled and expressly approved by the accountant. In the current version, journal-entry submission is not enabled: the integration only reads information and displays previews. The application does not initiate payments, transfers, or any other movement of money.
QuickBooks data is not shown to other users or companies and is not used for any purpose beyond what this section describes.
5. Service providers and disclosures
Data is exchanged only with services needed to provide application functions, and only to the extent each function requires:
- Intuit (QuickBooks Online), for authorized reads and, when enabled, approved journal entries.
- Google Workspace and Better Auth, to authenticate staff. Better Auth receives sign-in events and a browser identifier from the sign-in page to detect abuse.
- Plaid and Stripe, as sources of banking and payment evidence.
- Mundi Travels Inc.’s booking platform, as the source of booking records.
- The hosting provider for Mundi Travels Inc.’s own application server.
Each service processes information under its own terms and policies. Mundi Travels Inc. may also disclose data when required by law, a competent authority, or the protection of its legal rights.
6. Security
Communications with the application and connected services use encrypted HTTPS connections. QuickBooks and Plaid tokens are encrypted with AES-256-GCM using separate keys and stored on Mundi Travels Inc.’s own server. They are used only on the server and are never sent to the browser or displayed to users.
Access requires authentication and is limited by each person’s assigned role. Financial areas and QuickBooks connection controls are restricted to accountants and administrators. Relevant actions are recorded in audit logs.
7. Cookies and browser storage
The application uses strictly necessary cookies to maintain authenticated sessions and protect authorization flows with Google, Better Auth, and QuickBooks. Browser storage contains only usage preferences, such as light or dark theme, table settings, and dismissed notices. The application does not use advertising or tracking cookies.
8. Retention
Operational and accounting records are retained while required for Mundi Travels Inc.’s accounting, tax, and legal obligations. They are not deleted during normal operations; corrections are recorded through voids or adjustments to preserve traceability.
When QuickBooks is disconnected, the application revokes authorization with Intuit and deletes the stored tokens. The connection record, including company identifier and name, dates, responsible staff, and account mappings, is retained as audit history. Backups follow their own retention cycle.
9. Disconnection and data requests
To disconnect QuickBooks, an authorized user must open Finance → QuickBooks and select Disconnect. The application may also be disconnected from the apps section in QuickBooks. If you cannot access these controls, ask the Mundi Travels Inc. administrator for help.
To request access to, correction of, or deletion of data, email agencysupport@munditravels.com. Include your name, the connected company, and the data covered by your request; never send passwords or tokens. Mundi Travels Inc. will verify the requester’s authority and explain the outcome and any data that must be retained by law.
Disconnecting does not delete journal entries already held in QuickBooks. Information maintained by Intuit must be managed directly with Intuit.
10. Changes and contact
Changes will be published on this page with a new version date, and material changes will be communicated to staff before taking effect. For questions about this policy, email agencysupport@munditravels.com.
1. Alcance
Esta política describe cómo Mundi Contabilidad, la herramienta interna de Mundi Travels Inc. para registrar ventas, cobros y pagos a proveedores, conciliar operaciones y preparar información contable, trata los datos a los que accede. La aplicación está destinada exclusivamente al personal autorizado de Mundi Travels Inc.; no se ofrece al público ni se utiliza para llevar la contabilidad de terceros.
Complementa el Acuerdo de licencia de usuario final. Si ambos documentos difieren en materia de privacidad, prevalece esta política.
2. Datos que tratamos
Personal autorizado. Nombre, correo electrónico corporativo y función asignada, obtenidos del proveedor de inicio de sesión, junto con los registros de sesión necesarios para mantener el acceso.
Operaciones de Mundi Travels Inc. Reservas, clientes, agencias, proveedores, precios, cobros, pagos a proveedores y notas asociadas, registrados por el personal o importados desde la plataforma de reservas de Mundi Travels Inc.
Evidencia de pagos y bancos. Movimientos de las cuentas bancarias y tarjetas de Mundi Travels Inc. obtenidos mediante Plaid, y evidencia de cobros y liquidaciones obtenida de Stripe, utilizados únicamente para validar y conciliar operaciones.
QuickBooks. El identificador y el nombre de la empresa conectada, su catálogo de cuentas (identificador, nombre y tipo de cada cuenta), las cuentas que el contador asigna a cada concepto contable de Mundi Travels Inc. y los tokens de autorización emitidos por Intuit. Las credenciales de inicio de sesión de QuickBooks se proporcionan directamente a Intuit; la aplicación nunca las recibe.
Registros de auditoría. Quién realizó cada cambio relevante, cuándo y sobre qué registro, incluidas las conexiones, desconexiones y asignaciones de cuentas de QuickBooks.
3. Cómo usamos los datos
Los datos se utilizan exclusivamente para las operaciones y la contabilidad de Mundi Travels Inc.: registrar y validar ventas y cobros, conciliar evidencia bancaria, preparar asientos contables para la aprobación del contador y conservar la trazabilidad exigida por las obligaciones contables y fiscales.
Mundi Travels Inc. no vende los datos, no los utiliza para publicidad ni para elaborar perfiles comerciales, no los comparte con fines de mercadotecnia y no los utiliza para entrenar modelos de inteligencia artificial. La aplicación no incorpora herramientas de analítica ni de seguimiento de terceros.
4. Uso de los datos de QuickBooks
La integración consulta la información de la empresa conectada y su catálogo de cuentas para confirmar que se trata del libro mayor correcto y para que el contador asigne cuentas a los conceptos contables de Mundi Travels Inc.
Las únicas escrituras permitidas en QuickBooks son asientos contables previamente conciliados y aprobados expresamente por el contador. En la versión actual, el envío de asientos aún no está habilitado: la integración solo consulta información y muestra vistas previas. La aplicación no inicia pagos, transferencias ni ningún otro movimiento de dinero.
Los datos obtenidos de QuickBooks no se muestran a otros usuarios o empresas ni se utilizan para ningún fin distinto del descrito en esta sección.
5. Con quién se comparten
Los datos se intercambian solo con los servicios necesarios para prestar las funciones de la aplicación, y únicamente en la medida en que cada función lo requiere:
- Intuit (QuickBooks Online), para las consultas y, cuando se habiliten, los asientos aprobados.
- Google Workspace y Better Auth, para autenticar al personal. Better Auth recibe los eventos de inicio de sesión y un identificador del navegador desde la página de acceso para detectar abusos.
- Plaid y Stripe, como fuentes de evidencia bancaria y de pagos.
- La plataforma de reservas de Mundi Travels Inc., como fuente de las reservas.
- El proveedor que aloja el servidor propio de Mundi Travels Inc. donde se ejecuta la aplicación.
Cada servicio trata la información conforme a sus propios términos y políticas. Mundi Travels Inc. también puede divulgar datos cuando la ley, una autoridad competente o la defensa de sus derechos lo exijan.
6. Seguridad
Toda la comunicación con la aplicación y con los servicios conectados se realiza mediante conexiones cifradas (HTTPS). Los tokens de QuickBooks y de Plaid se almacenan cifrados con AES-256-GCM, con claves distintas para cada servicio, y se utilizan solo del lado del servidor: nunca se envían al navegador ni se muestran al usuario.
El acceso requiere autenticación y se limita según la función de cada persona; las secciones financieras y la conexión con QuickBooks están reservadas al contador y al administrador. Los cambios relevantes quedan registrados en la auditoría.
7. Cookies y almacenamiento del navegador
La aplicación utiliza cookies estrictamente necesarias para mantener la sesión iniciada y para proteger los procesos de autorización con Google, Better Auth y QuickBooks. En el navegador guarda únicamente preferencias de uso, como el tema claro u oscuro, la configuración de las tablas y los avisos ya vistos. No utiliza cookies publicitarias ni de seguimiento.
8. Conservación
Los registros operativos y contables se conservan mientras sean necesarios para las obligaciones contables, fiscales y legales de Mundi Travels Inc., y no se eliminan durante la operación normal: las correcciones se registran como anulaciones o ajustes para preservar la trazabilidad.
Al desconectar QuickBooks, la aplicación revoca la autorización ante Intuit y borra los tokens almacenados. El registro de la conexión (identificador y nombre de la empresa, fechas y responsables) y las asignaciones de cuentas se conservan como historial de auditoría. Las copias de respaldo siguen su propio ciclo de retención.
9. Desconexión y solicitudes de eliminación
Para desconectar QuickBooks, un usuario autorizado debe abrir Financiero → QuickBooks y seleccionar Desconectar. También es posible desconectar la aplicación desde la sección de aplicaciones de QuickBooks. Si no tienes acceso, solicita ayuda al administrador de Mundi Travels Inc.
Para solicitar acceso, corrección o eliminación de datos, escribe a agencysupport@munditravels.com. Indica tu nombre, la empresa conectada y los datos a los que se refiere la solicitud; nunca envíes contraseñas ni tokens. Mundi Travels Inc. verificará la autorización de la solicitud e informará sobre su resolución y sobre cualquier dato que deba conservarse por obligación legal.
Desconectar no elimina los asientos que ya existan en QuickBooks. La información mantenida por Intuit se gestiona directamente con Intuit.
10. Cambios y contacto
Las modificaciones se publicarán en esta página con una nueva fecha de versión, y los cambios relevantes se comunicarán al personal antes de aplicarse. Para cualquier pregunta sobre esta política, escribe a agencysupport@munditravels.com.
